La gestión documental surge a raíz de la necesidad que tienen las empresas de organizar, indexar y centralizar la información que poseen, la que puede encontrarse en diversos formatos (documentos, imágenes, plantillas, etc.) y es acumulada como resultado de los procesos y flujos de trabajo.

ZEKE propone ayudar a su empresa para almacenar e indexar la información de manera más eficiente, y también le ofrece un servicio que permite interrelacionar la información disponible con el fin de que pueda ser usada en procesos distintos a los que normalmente se les involucra.

Nuestra empresa concibe los sistemas de información alineados con los procesos de negocio de las organizaciones. Por lo tanto, no se trata sólo almacenar y mostrar datos, sino, además, controlar el acceso a estos, mantener los cambios que esta información tiene y relacionarlos con los procesos de negocio que ocurren en la organización.

Su empresa se beneficiará de una herramienta que admite tener procedimientos y flujos de información coherentes con los anteriormente diseñados. Además, su utilización le permitirá llevar un estricto control de los procedimientos, de las políticas y del uso de estos, para el control de información.

ZEKE define un conjunto de actividades base para la implantación de la herramienta de gestión documental escogida, las que se adecuan a las características propias de cada proyecto. El ciclo de trabajo es similar al realizado en el desarrollo de software a la medida, pero con algunas diferencias que son explicadas a continuación:

La primera etapa se denomina levantamiento de requerimientos y en ella se realizan reuniones con el usuario de negocio y con la contraparte técnica, con el propósito de obtener una visión real de los objetivos, principales funcionalidades y flujos de información que se gestionan dentro de éste.

Con esta información, en la siguiente fase se realiza un análisis para diseñar diagramas y mapas documentales de acuerdo a las funciones y actividades que requiere la empresa. En este momento, se evalúan los requerimientos que van a implantarse. Posteriormente, se lleva a cabo el diseño, modelando los flujos de trabajo y los contenidos necesarios. Además, se determina la integración de otros sistemas y se define cómo realizarla.

En la fase de implementación se configuran los módulos y funcionalidades que se definieron durante el análisis y diseño. La parametrización y configuración se realiza de acuerdo al flujo y comportamiento de procesos de la empresa, adaptándola a esas necesidades.

Una vez que se ha finalizado la etapa anterior, el sistema ya se encuentra en condiciones de ser utilizado por sus usuarios finales. Para ello se realiza su instalación en el ambiente de producción y se capacita al usuario del programa. Es importante recordar que durante todo el proceso se incluyen evaluaciones para controlar el avance, los riesgos y el cumplimiento de las tareas. Esto permite a Zeke asegurar la calidad de los servicios que entrega.